讀取中
正在加載···

英文學習文章

訂閱解鎖文章

【職場英文懶人包】 #2 用「漢堡式」寫作原理 × 搭配 14 種情境,讓你順利接招英文商業書信,不再是句點王!

職場實戰應用
#寫作 #Email英文 #職場應對 #職場英文懶人包 #Jerry
收藏文章
第一次撰寫商業書信也不 NG! 教你詢價、報價該如何下筆?處理客訴、催款又該怎樣才不失禮?
延伸閱讀 >> 【英文感謝用語大全】從「表達感謝」到「回覆感謝」一次學會!

Email 可以說是職場上與我們形影不離的溝通管道,英文商業書信更是職場必備的技能之一!

不論你還是學生或是社會人士,當面臨需要寫英文書信的時候,是不是總覺得很難下筆? 害怕使用的英文詞彙不透貼切? 怕用詞過於直接會有點失禮? 或是直接用Google翻譯總會翻譯出不太靠譜的句子??
相信這都是眾多英文寫作小白都曾面臨過的問題~
若欲成一位成功的從商職者並讓你的客戶留下良好專業的印象,信函的文筆與溝通方向都扮演了很重要的關鍵喔!

 

寫一enlightened封英文商業書信到底難不難?

1. 初期會需了解信件的撰寫架構
2. 了解中英文寫作的思維差異
3. 撰寫不需使用太多厲害專業的用字遣詞但卻要能讓收件人清楚抓到文章的意涵
4. 剩下的就是一些交際手腕策略

 

今天就跟著我們一起來學學幾個不錯的英文書信句子,讓你第一次撰寫商業書信也不NG!  
以下幫大家列出幾種常見的商業情境,讓你在面臨各種情境時也能如魚得水、各種場合都能順利接招,不再是個句點大王!

 

書信撰寫基本格式 (漢堡式寫作原理)

你一定吃過漢堡,一個合格的漢堡最基本就是要有上層漢堡皮(開場)中層內餡(內文)下層漢堡皮(結尾),少了任何一個成分都會讓人吃起來不夠滿足。而餡料的部份(內文)愈多就是愈好嗎?過多反而也讓人覺得太刻意,因此內文應盡可能避開意冗言贅字、用字也不需過於詞藻華美,就像好吃的漢堡不需要過多的調味,一樣可以抓住人們的味蕾,英文書信只要結構分明內文清楚明瞭,一樣可以引人入勝

【英文商業書信懶人包】讓你各種情境都能順利接招! 不再是個句點大王 【英文商業書信懶人包】讓你各種情境都能順利接招! 不再是個句點大王 

   

# 開頭稱謂 (Opening)

a. 正式用法 (認真詢問事情):
1. 沒有特定對象(不知道姓名者)
Dear + Sir/Madam (尊敬的先生/女士),  Dear Customer (尊敬的顧客)...
2. 相識對象 (知道名字)
Dear + 名字 or Dear + Mr./Ms./Mrs./Miss/Dr. +姓氏(非名字)
Ex: Dear Jerry, Dear Mr./Ms Chang (尊敬的張先生/小姐) 
b. 非正式用法 (對象較熟時) : Hi / Hello (創造輕鬆親近的氛圍感~)
Ex: Hi, Jerry / Hello Mike
enlightened注意: Hi通常用在有一定的交情會比較妥當 ,Hello用途較廣,不會太過嚴肅。

 

# 簡單寒暄 (Greeting)
Good morning/afternoon/evening.   早安/午安/傍晚好。
‧ Hope you’re doing well/great.    希望你一切順利。
‧ It’s great to hear from you.   很開心收到您的來信。
‧ Thanks for getting in touch.   謝謝您的聯繫。

# 來信目的 (Intention)

 I’m writing to + 目的...    我來信的目的是…
  (Ex: I’m writing to confirm my order that I placed yesterday.)
‧ I’m reaching out about …   我的來信是關於…
  (Ex: I’m reaching out about the quotation that you offered. )
‧ We’re glad/delighted to tell you …    我們很高興要告訴你…
‧ We regret to inform you that …    我們很遺憾要通知你…
‧ We’re writing to remind you of +N …   我們寫信來是提醒您…
‧ Just a quick note to tell you that...    只是想告訴你…
‧ We’re afraid that we have to let you know..   我們恐怕必須讓您知道..

# 結尾 (Ending)

 We look forward to receiving your reply soon.   我們期望能很快收到您的回覆。
  = We look forward to hearing from you soon.
‧ Please don’t hesitate to contact us if you have further questions or concerns.   
如有任何問題或疑慮,請不要猶於聯繫我們。

 I will keep you posted.    我們保持聯絡。

# 結尾敬語 

正式 : Sincerely (yours), Best regards…
輕鬆 : Best, Best wishes, Take care…

enlightened情境 : 回應來信 (Reply)

‧ Regarding your request / letter / question…   關於您的詢問/信件/問題...
 In reply to your question / email dated +日期...    回覆您的問題../幾月幾號的信件...
‧ Thank you for reaching out to us regarding…   感謝聯繫我們關於…
‧ We just received your inquiry. We’ll get back to you about your order ASAP.

enlightened情境: 道歉 (Apology)

‧ Sorry for the late reply. / Sorry for the delay in replying. /I’m sorry for taking so long to get back to you.    抱歉我晚回了…
‧ We apologize for the inconvenience this may cause.    我們很抱歉造成的不便
‧ Please accept our sincere apology for the mistake.    對於這個錯誤,請接受我們誠摯的道歉。

本篇文章為「訂閱解鎖」文章,歡迎訂閱 Ivy Engrest 全文閱讀。
每月解鎖 各式考題演練 及 文法、寫作文章(約 35篇)
創建專屬你的單字、片語、題目庫,隨時隨地高效複習!

相關讀物

【常春藤35週年,邀你一起支持愛心捐助】IVY Engrest 常春藤數位訂閱制 - 一次付清案型(訂閱 365 天)
【用興趣學英文。把英文變興趣】Turn English into your interest!! ✔ 僅支援線上刷卡,付款成功後立即開通功能權限。恕不提供退貨服務,請務必確認您已了解訂閱制服務後再進行訂購。 ✔ 結帳可享「熊贈點 (查詢)」或「折價券(查詢)」折抵二擇一。 ✔ 以低於 3 折加購嚴選好書。 想提供給每位讀者真正喜歡且適合的學習內容,正因為這個想法,於是 Ivy English Forest(簡稱 IVY Engrest)訂閱制誕生了。未來你將可擁有屬於自己的「個人化閱讀區」,暢讀完全符合你「英文程度」及「喜好」的主題文章,讓我們一起種下心中的英語種子,灌溉與成長~~
延伸閱讀 >> 【職場英文懶人包】#4 實用商用英文表達 – 8句「讓我知道」的英文說法

單字片語整理

Words in Use
greeting
[ˋgritɪŋ]
n. 招呼,問候;祝賀詞,問候語(此意恆用複數形)
intention
[ɪnˋtɛnʃən]
n. 意圖
ending
[ˋɛndɪŋ]
n. (故事等的)結局
reply
[rɪˋplaɪ]
n. & vt. & vi. 回答 / 覆
apology
[əˋpɑlədʒɪ]
n. 道歉,歉意
complaint
[kəmˋplent]
n. 抱怨;投訴;疾病,身體不適
response
[rɪˋspɑns]
n. 回應;回答;反應(與介詞 to 並用)
inquiry
[ɪnˋkwaɪrɪ]
n. 詢問(與介詞 about 並用);調查(與介詞 into 並用)
quotation
[kwoˋteʃən]
n. 引文;報價單
stock
[stɑk]
vt. 儲存
n. 股票〔美〕;存貨,庫存;貯存(物)
negotiation
[nɪ͵goʃɪˋeʃən]
n. 協商(常用複數)
reminder
[rɪˋmaɪndɚ]
n. 提醒用的物品
cooperation
[ko͵ɑpəˋreʃən]
appreciation
[ə͵priʃɪˋeʃən]
n. 感激;欣賞
payment
[ˋpemənt]
n. 支付,付款
appreciate
[əˋpriʃɪ͵et]
vi. (貨幣)升值
vt. 感激;欣賞
remind
[rɪˋmaɪnd]
vt. 提醒;使想起
convenience
[kənˋvinjəns]
n. 方便(不可數);便利設施(可數)
feedback
[ˋfid͵bæk]
n. 反應;回饋(不可數)
accordingly
[əˋkɔrdɪŋlɪ]
adv. . 照著,相應地;因此(= therefore)
further
[ˋfɝðɚ]
adj. 更進一步的,更多的
adv. 更進一步
vt. 增進
issue
[ˋɪʃjʊ]
n. 重大議題;爭議;期刊
vt. 發行
currently
[ˋkɝəntlɪ]
adv. 目前,現今
inventory
[ˋɪnvən͵torɪ]
n. . 存貨清單;存貨;盤點(存貨)
request
[rɪˋkwɛst]
vt. & n. 請求;要求
particular
[pɚˋtɪkjəlɚ]
adj. 特別的;挑剔的
quote
[kwot]
vt. 引用
n. 引文;報價
glad
[glæd]
adj. 高興的,愉快的;樂意的
delighted
[dɪˋlaɪtɪd]
a. 感到高興的
grateful
[ˋgretfəl]
a. 感激的
additional
[əˋdɪʃən!]
a. 額外的;另加的
assistance
[əˋsɪstəns]
thought
[θɔt]
n. 想法
think的動詞過去式、過去分詞
advise
[ədˋvaɪz]
vt. 勸告,忠告;通知
suggestion
[səˋdʒɛstʃən]
n. 建議;提議
Practical Phrases
(be) out of stock
 無庫存

Regretfully, the metal hinges you requested are currently out of stock.
遺憾地是,您要買的金屬鉸鏈目前缺貨

be glad to V
 做……很高興;做……很樂意

Eric said he would be glad to give Monica a ride.
艾瑞克說他很樂意載莫妮卡一程。

free time
 空閒時間

Kent likes to go surfing in his free time.
肯特閒暇時喜歡去衝浪。

回饋與建議

為了提供更好的閱讀體驗與學習感受,有任何建議或問題歡迎留言讓我們知道,感謝~

學會了嗎?✋來答題得 熊贈點






作者

Jerry Chang
Hard work doesn’t always pay off, but persistence does.

好書推薦

You Might Also Enjoy
立即享每週精選文章及最新優惠訊息推播!