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【教你寫職場Email英文】#29 在報告中提供資訊,這樣寫就對了!

Writing a Report
職場實戰應用
#寫作 #Email英文 #職場應對
常春藤中外編輯群
難度
|閱讀時間約 4分鐘
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報告包含的資訊是過去已發生的事實,主要目的在提供資訊、記錄客觀的事實,使其成為作決策及採取行動的依據。

在報告中提供資訊時,若做那件事的人不是重點而無須提及時,常使用被動語態表示
如: The inventory work is conducted every six months.(每 6 個月會進行盤點工作)。

通常撰寫者會將概要(summary)、結論(conclusions)建議(recommendations)放在一起,和報告本身分開,我們稱之為執行概要(executive summary),這樣可讓大家不用讀完全篇報告就能取得所需資訊。

 

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enlightened 該如何下筆呢? 可以參考以下:

1. 簡述研究背景。(The survey was conducted over three months.... The purpose of the survey was to determine...)

2.簡述研究結果。(We came to the conclusion that...)、(Our findings were that...)

 

Sentence Patterns 商務寫作句型

 

⋯進行盤點工作。

enlightened The inventory work is conducted...

e.g. The inventory work is conducted every six months. 
(每 6 個月會進行盤點工作。)

這項新產品在⋯⋯發售。

enlightened The new product was launched...

e.g. The new product was launched in the third quarter.
(這項新產品在第 3 季發售。)

 


 

⋯銷售量已被提高。

enlightened Sales have been boosted...

e.g. Sales have been boosted by the advertising promotion.
(藉由廣告的促銷,銷售量已提高。)

⋯可以計算出數字。

enlightened The figures will be calculated...

e.g. The figures will be calculated using a standard formula.
(使用標準公式就可以計算出這些數字。)

 


 

⋯有許多問題。

enlightened There are many problems...

e.g. There are many problems with the current software.
(目前的軟體有許多問題。)

⋯有延遲的情況。

enlightenedThere was a delay...

e.g. There was a delay with the shipment from Indonesia.
(從印尼來的貨運有延遲的情況。)

 


 

此外,⋯

enlightened In addition,...

e.g. In addition, we need to take a look at our expenditures.
(此外,我們需要看看我們的支出。)

此外,⋯

enlightened Furthermore,...

e.g. Furthermore, several machines are required to be repaired.
(此外,一些機器需要維修。)

 

 

 

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單字片語整理

Words in Use
inventory
[ˋɪnvən͵torɪ]
n. . 存貨清單;存貨;盤點(存貨)
conduct
[kənˋdʌkt]
vt. 處理;指揮(樂團)
launch
[lɔntʃ]
.vt. 發動(活動);發射(火箭、飛彈);發表(新書、新作品、新產品)
n. 發表會;(船)首次下水出航;(火箭)首次發射升空
quarter
[ˋkwɔrtɚ]
vt. 分為四份
n. 四分之一;一季(三個月)
boost
[bust]
vt. 增加,提升
n. 促進,推動
promotion
[prəˋmoʃən]
n. 促進,提倡;升遷;(產品的)促銷
advertising
[ˋædvɚ͵taɪzɪŋ]
n. 廣告
figure
[ˋfɪgjɚ]
vt. 認為
n. 數字;身材
calculate
[ˋkælkjə͵let]
.vt. 計算;估計
formula
[ˋfɔrmjələ]
n. 配方;公式
shipment
[ˋʃɪpmənt]
n. 運輸;運送
expenditure
[ɪkˋspɛndɪtʃɚ]
n. (政府或個人的)開支,開銷(與介詞 on 並用)
furthermore
[ˋfɝðɚˋmor]
adv. 而且
implement
[ˋɪmpləˌmɛnt]
vt. 實施
expansion
[ɪkˋspænʃən]
n. 擴大
marketing
[ˋmɑrkɪtiŋ]
n. 行銷
extensive
[ɪkˋstɛnsɪv]
a. 廣泛的;大量的
research
[ˈrisɝtʃ]
n. 研究;調查(不可數)
survey
[ˋsɝve]
n. 調查
reference
[ˋrɛfərəns]
vt. 參考;言及,提到
Practical Phrases
in addition
 此外
due to + N/V-ing
 因為……;由於……
= because of...

Jim was absent from work yesterday due to illness.
吉姆昨天生病而沒來上班。

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常春藤中外編輯群
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由常春藤中外編輯群每週用心撰寫,每週都精心挑選學校沒教的有趣俚語給喜愛我們的你喔 ^^

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