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【教你寫職場Email英文】#19 告知訂單壞消息,英文信件這樣寫!

Giving Bad News about an Order
職場實戰應用
#寫作 #Email英文 #職場應對
難度
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【教你寫職場Email英文】#19 告知訂單壞消息,英文信件這樣寫!
這類電子郵件的目的是告知對方關於訂單有所延誤等的壞消息
延伸閱讀 >> 【職場英文懶人包】#4 實用商用英文表達 – 8句「讓我知道」的英文說法

這類電子郵件的目的是告知對方關於訂單有所延誤等的壞消息,因此應立即回信道歉並解釋原因,如果可以,給予對方一個確切的交貨日期。

在郵件的結尾,可以用 "Please bear with us ― we are doing everything we can to solve the problem."
(請閣下包容,我們正盡一切努力解決這個問題。)之類的句子來向對方致歉,並讓對方知道己方會全力處理這項問題。

 

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enlightened 該如何下筆呢? 可以參考以下:

  1. 告知某型號產品訂單將被延誤。(The goods you ordered will be delayed.)
  2. 說明該產品訂單延誤的原因。(The goods you ordered are currently out of stock.)
  3. 再次道歉,並安撫顧客。(Please bear with us regarding the inconvenience this may cause.)

【教你寫職場Email英文】#19 告知訂單壞消息,英文信件這樣寫!
 

Sentence Patterns 商務寫作句型

 

我們很遺憾地告知您,您的訂單出了問題。

enlightenedWe regret to inform you there is a problem with your order.

e.g. We regret to inform you there is a problem with your order of LCD screens.
(我們很遺憾地告知您,您的液晶螢幕訂單出了問題。)

不幸的是,我們無法按照您的要求出貨。

enlightened Unfortunately, we are unable to fill your order as requested.

e.g. Unfortunately, we are unable to fill your order as requested at this time.
(不幸的是,我們這次無法按照您的要求出貨。)


 

遺憾地是,您要求的(某商品)目前缺貨。

enlightenedRegretfully, the (item) you requested is / are currently out of stock.

e.g. Regretfully, the metal hinges you requested are currently out of stock.
(遺憾地是,您要買的金屬鉸鏈目前缺貨。)

您所訂購的產品目前供不應求。

 

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單字片語整理

Words in Use
bear
[bɛr]
vt. 忍受;生(小孩);結(果實)
n. 熊
regret
[rɪˋgrɛt]
vt. 後悔;遺憾,抱歉
n. 遺憾;惋惜
request
[rɪˋkwɛst]
vt. & n. 請求;要求
metal
[ˋmɛt!]
n. 金屬
adj. 堅強的
stock
[stɑk]
vt. 儲存
n. 股票〔美〕;存貨,庫存;貯存(物)
discontinue
[͵dɪskənˋtɪnju]
vt. 停止,終止
circumstance
[ˋsɝkəm͵stæns]
n. 情況,環境(常用複數)
delay
[dɪˋle]
vt. & vi. & n. (使)延誤 / 延期
breakdown
[ˋbrek͵daʊn]
n. (機器)故障;分析
rectify
[ˋrɛktə͵faɪ]
vt. 矯正;改正
appreciate
[əˋpriʃɪ͵et]
vi. (貨幣)升值
vt. 感激;欣賞
Practical Phrases
(be) out of stock
 無庫存

Regretfully, the metal hinges you requested are currently out of stock.
遺憾地是,您要買的金屬鉸鏈目前缺貨

in short supply
 供應不足,缺乏的

I'm sorry to inform you that the product you ordered is now in short supply.
很遺憾通知您,您所訂購的產品目前供不應求

deal with...
 與……交易;處理……/ 應付....

This week, I have a lot of work to deal with.
這個星期我有很多工作要處理

Fred had to deal with a difficult customer at work today.
弗瑞德今天上班時必須應付一位難纏的客人。

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作者

Jerry Chang
Hard work doesn’t always pay off, but persistence does.

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