國外客戶打來到底要不要接呢…? 是不是還沒開始對話就在手抖了。
接了又很擔心聽不懂,也不知道對方打來的目的?就算知道也不知道該怎麼回?
不管是否打來找你或是幫同事、主管接代接電話,禮貌且有條理的對話技巧能展現出一間公司的專業與國際性。
其實只要抓到基本電話的溝通邏輯與脈絡,一旦有了清楚的思路,也不怕接到電話時會腦袋空白囉~
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#接電話
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有氧補給站
對話中,保羅說 "Hello, this is Paul."(哈囉,我是保羅。)接起電話表明自己的身份的時候,不可說 "I'm Paul."。
在非正式的電話口語中則可說 "It's Paul here."。想請某人接電話,除了 "May / Could I speak to sb?"
在非正式的電話口語中可說 "Is sb there?"
#打錯電話
打錯電話是難免會發生的事,若是來電者撥錯電話可以參考下方回應方式,
若找的人是在同一間公司只是打錯分機號碼,轉接說法如下 :
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#沒聽清楚
電話中,有時候會有很多因素導致我們在接收訊息的過程中沒聽清楚對方想表達的意思,
若是想請對方再說一次或是大聲一點,可以參考看看以下說法
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#無法接聽
若來電目的要找的人當下無法接聽或不在,也可以試試以下說法
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#請求資訊
確認來電目的是很重要的過程,若是要找的人無法接聽,可以禮貌性詢問對方來電意圖,方便可以協助轉達。
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#表明目的
通常來電者打來會直接表明自己來電目的及自己所屬的單位名稱,以利相關單位前來接應。
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#緊急電話
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#請稍後
請在線的來電者「稍等一下」有很多種表達方式,以下是常見的說詞
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The politician is speaking up for the rights of migrant workers.
這名政客替移工的權益發聲。
Is it possible for you to speak up a little?
你可不可以說大聲點?
What are you doing at the moment?
此刻你正在做什麼?
On behalf of our company, I would like to make a toast to the newlyweds.
本人謹代表公司向結婚的新人敬酒。
Please get the environmental report to me ASAP.
請儘速將環境報告交給我。
Please hold and I'll put you through to his office.
請別掛斷,我幫您轉接到他的辦公室。
Fred left a message and said he would be late for the meeting.
弗瑞德留言說他開會會遲到。
I’m sorry; Greg is out at the moment. Can I take a message?
很抱歉,葛瑞格現在不在。我可以幫忙傳話嗎?
Yes, can you tell him Brian called, please? I'll call back later.
好的,可以請你轉告他布萊恩打電話來嗎?我晚點再打過來