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【教你寫職場Email英文】#48 提供澄清

Providing Clarification
職場·商務應用
#寫作 #Email英文 #職場應對
常春藤中外編輯群
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這類電子郵件的目的是向對方澄清彼此認知上的差距
延伸閱讀 >> 科技帶來便利 卻也伴隨壓力The Weight of Constant Connection

這類電子郵件的目的是向對方澄清彼此認知上的差距,常見的內容及其他重要句型包括:

1. 先前誤會之處 Your understanding / interpretation of…is incorrect.
2. 做出澄清 Allow me to explain...in more detail. / Allow me to elaborate on...
3. 詢問說明是否清楚 I hope I have made myself clear on...

 

若澄清的事情你都了解了,下次回信時就應該用下列句子:"I can see what you mean."(我能理解您的意思。)
或是 "This is all quite clear to me now." (現在我都很清楚了。)。

 

enlightened 該如何下筆呢? 可以參考以下:

1. 點出對方針對前一封信函已掌握要點。(Your interpretation regarding...is correct.

2. 針對對方誤解之處提出澄清,並詳述確切解決之道。(I need to clarify another thing that you mentioned.

3. 針對對方需要進一步詢問,表達願意解釋的意願。(Please don't hesitate to check with me if you have any further questions.

 

 

Sentence Patterns 商務寫作句型

 

(某人)對於(某事)的解讀是正確的。

enlightened(Sb's) interpretation regarding (sth) is correct. 

e.g. Yes, your interpretation regarding the details of the project is correct.
(沒錯,你對於這個專案細節的解讀是正確的。)

那正是我所謂⋯

enlightenedThat's exactly what I mean / meant... 

e.g. That's exactly what I meant about the best way to control costs.
(那正是我所謂控制成本的最佳方式。)

 


 

其實,(某人)對(某事)的了解是不正確的。

enlightened Actually, (sb's) understanding of (sth) is incorrect.  

e.g. Actually, your understanding of the matter is incorrect.
(其實,你對那件事的了解是不正確的。)

恐怕那不是我所謂⋯

enlightened I'm afraid that's not what I mean / meant... 

e.g. I'm afraid that's not what I meant about increasing productivity.
(恐怕那不是我所謂的提高生產效率。)

 


 

請允許我更詳細地解釋(某事)⋯

enlightened Allow me to explain (sth) in more detail...  

e.g. Allow me to explain the problem in more detail.
(請允許我更詳細地解釋這個問題。)

讓我來闡述⋯

enlightened Allow me to elaborate on... 

e.g. Allow me to elaborate on my findings.
(讓我來闡述我的發現結果。)

 


 

換句話說,⋯

enlightened In other words,...   

e.g. In other words, we must increase our advertising budget.
(換句話說,我們必須增加我們的廣告預算。)

換句話說,⋯

enlightened To put it another way,... 

e.g. To put it another way, we have to do our best to keep the costs down.
(換句話說,我們必須盡力壓低成本。)

 


 

針對⋯⋯我希望我已經把一切講得很清楚了。

enlightened I hope I have made myself / everything clear on...   

e.g. I hope I have made everything clear on what the project will entail.
(有關這份專案會有什麼需要,我希望我已經把一切講得很清楚了。)

 

 

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單字片語整理

Words in Use
understanding
[͵ʌndɚˋstændɪŋ]
n. 諒解,體諒
interpretation
[ɪn͵tɝprɪˋteʃən]
n. 詮釋;口譯
allow
[əˋlaʊ]
vt. 允許,讓
elaborate
[ɪˋlæbə͵ret]
vt. & vi. 詳細說明,闡述
a. 精緻的,精心設計的
hesitate
[ˋhɛzə͵tet]
vi. 猶豫
further
[ˋfɝðɚ]
adj. 更進一步的,更多的
adv. 更進一步
vt. 增進
regarding
[rɪˋgɑrdɪŋ]
prep. 關於,有關(= about)
project
[ˋprɑdʒɛkt]
n. 計畫
incorrect
[͵ɪnkəˋrɛkt]
adj. 不正確的
increase
[ɪnˋkris]
vi. & vt. 增加
productivity
[͵prodʌkˋtɪvətɪ]
n. 生產力
budget
[ˋbʌdʒɪt]
vt. 安排(開支);規劃(時間等)
n. 預算
adj. 平價的;低廉的
entail
[ɪnˋtel]
vt. 必需;使承擔
embark
[ɪmˋbɑrk]
vi. 從事,著手(與介詞 on 並用)
account
[əˋkaʊnt]
n. 帳戶;帳號;報導,描述
vi. 說明,解釋
complaint
[kəmˋplent]
n. 抱怨;投訴;訴狀;疾病,身體不適
dissatisfaction
[͵dɪssætɪsˋfækʃən]
n. 不滿,不平
clarify
[ˋklærə͵faɪ]
vt. 澄清,說明
rebate
[ˋribet]
n. 退款
refund
[ˋri͵fʌnd]
n. 退貨還款;退款
vt. 退還
compensation
[͵kɑmpənˋseʃən]
n. 報酬,補償(不可數)
contingent
[kənˋtɪndʒənt]
adj. 依情況而定的
Practical Phrases
elaborate on...
 詳細說明……

Just tell us the result. You don’t have to elaborate on the process.
只要把結果告訴我們就好了,過程你就不必詳述了。

In other words, S + V
 換句話說/也就是說,⋯⋯
To put it another way,
 換句話說

We have some problems. To put it another way, more training is required for staff.
我們有些問題。換句話說,員工需要更多訓練。

embark on...
 開始⋯⋯,著手⋯⋯

Paul embarked on a journey around the continent of South America.
保羅開始了環繞南美洲之旅。

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